Cambiar de programa de facturación sin perder datos
La migración asusta más de lo que cuesta. Este es el orden correcto para pasarte a otro sistema conservando el histórico, la numeración y la tranquilidad ante una revisión.
- Cuándo migrar sin partir un trimestre
- Qué exportar antes de darte de baja
- Cómo continuar la serie de facturación
- Cómo validar que la carga es correcta
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1. Elige el momento: el cierre de trimestre
Cambiar justo después de presentar el 303 evita partir un periodo de liquidación en dos sistemas. Si no puedes esperar, cierra al menos el mes en curso antes de migrar.
2. Exporta todo del sistema anterior
Facturas emitidas y recibidas en PDF, libros registro en hoja de cálculo, listado de clientes y proveedores con NIF y dirección, y los adjuntos de gastos. Guarda una copia fuera del programa: la ley exige conservar la documentación cuatro años.
3. Fija la fecha de corte y los saldos iniciales
Decide un día concreto a partir del cual todo se registra en el nuevo programa. Introduce saldos de bancos, facturas pendientes de cobro y de pago, y el IVA acumulado del periodo en curso si migras a mitad de trimestre.
4. Carga los datos maestros antes que los movimientos
Primero clientes, proveedores, series de facturación, tipos de IVA y categorías de gasto. Con esa base, la importación de facturas y movimientos bancarios encaja sin duplicados.
5. Comprueba la numeración de las facturas
La serie debe continuar sin saltos ni repeticiones. Configura el número siguiente exacto antes de emitir la primera factura en el nuevo sistema; con el registro de facturación encadenado, corregir después es más engorroso.
6. Cuadra un trimestre en paralelo
Recalcula el último trimestre ya presentado en el nuevo programa y compara el resultado con lo que declaraste. Si cuadra, la migración está bien hecha. Si no, tienes una diferencia localizada antes de que sea un problema.
7. Da acceso a tu asesor y cierra el sistema antiguo
Invítale con su propio usuario, confirma que ve lo que necesita y solo entonces cancela la suscripción anterior. Nunca al revés.
Contenido divulgativo. Si tu situación incluye regímenes especiales o inspecciones abiertas, consulta con tu asesor antes de migrar.
Preguntas frecuentes
- ¿Pierdo el histórico al cambiar de programa?
- No, siempre que exportes antes de darte de baja. Los libros y las facturas se pueden importar o conservar como archivo, y la obligación de conservación es tuya, no del proveedor.
- ¿Puedo migrar a mitad de trimestre?
- Sí, pero tendrás que introducir los acumulados del periodo para que el cálculo del modelo salga completo. Es más limpio hacerlo tras presentar.
- ¿Cuánto tarda una migración típica?
- Para un autónomo con pocos cientos de facturas al año, entre una y tres horas. Para una sociedad con varias series y empleados, conviene reservar una jornada.
- ¿ContaFlow ayuda con la migración?
- Sí. Durante la prueba puedes importar tus facturas y movimientos, y si nos escribes revisamos contigo la carga inicial y la numeración antes de que emitas la primera factura.
- ¿Qué hago con las facturas rectificativas antiguas?
- Se cargan como histórico vinculado a la factura original. Lo importante es que el libro registro refleje la misma información que declaraste en su día.
Te acompañamos en la carga inicial
Escríbenos antes de empezar y revisamos contigo la importación y la numeración. Sin coste durante la prueba.